Novedades del Régimen Simple de Tributación (RST) para el primer trimestre de 2021

El Régimen Simple de Tributación se creó orientado a reducir las cargas formales y sustanciales, impulsar la formalidad y, en general simplificar y facilitar el cumplimiento de la obligación tributaria de los contribuyentes que voluntariamente se acojan.

¿Qué es el régimen Simple de Tributación?

Recordemos que el Régimen Simple de Tributación Simple, es un régimen que como principal característica tiene el ser opcional. Que es de determinación integral, de declaración anual y anticipo bimestral a través del cual se sustituye el impuesto sobre la renta, e integra el impuesto nacional al consumo y el impuesto de industria y comercio consolidado. Integrando además los aportes del empleador a pensiones, mediante el mecanismo de crédito tributario.

En el marco de la aplicación e implementación de este Régimen, la DIAN expidió las Resoluciones 000024, 000025 y Resolución 000026 de 2021.

Contribuyentes que se acogieron y no se acogieron al Régimen para el período del 2020

Mediante la Resolución 000024 del 15 de marzo de 2021, la DIAN informa el listado consolidado de más de 15.000 contribuyentes que se acogieron al régimen Simple de Tributación –Simple y los más de 900 contribuyentes que optaron bajo por el régimen ordinario o que manifestaron incumplir las condiciones y requisitos para pertenecer al Régimen Simple de Tributación –Simple, en el período entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de 2020. Así mismo, la DIAN informa que no se inscribieron, ni excluyeron de oficio por parte de la DIAN contribuyentes al del Impuesto Unificado bajo el Régimen Simple de Tributación -Simple, para este mismo periodo.

Recibo Nº 2593 y Nº 490 para el pago y liquidación de anticipos

Posteriormente, mediante la Resolución 000025 del 19 de marzo de 2021, la DIAN prescribe o determina el Formulario Nº 2593 denominado «Recibo Electrónico Simple» en su versión número 4, y en conjunto con su anexo, la «Liquidación del Componente ICA Territorial Bimestral por Municipios y Distritos».

El Formulario Nº 2593, deberá ser utilizado para la liquidación y pago de los anticipos del impuesto unificado bajo el régimen simple de tributación -SIMPLE-, correspondiente a los bimestres del año gravable 2021 y siguientes. Así mismo, deberá presentarse por los medios electrónicos que disponga la DIAN. Sin embargo, la DIAN precisó que para el pago del anticipo, los contribuyentes deberán utilizar el Formulario Nº 490 Recibo Oficial de Pago Impuestos Nacionales, una vez se presente diligenciado el Formulario Nº 2593.

Condiciones para transferir información del ICA consolidado a municipios/distritos en este Régimen

El 24 de marzo de 2021, la DIAN expidió la Resolución Nº 000026, mediante la cual se establecen las condiciones para transferir la información relacionada con el Impuesto de Industria y Comercio Consolidado a los municipios y distritos en el marco del Impuesto Unificado bajo el Régimen Simple de Tributación, sus características técnicas, entre otros.

Así mismo, contiene un anexo como guía metodológica que contiene las características técnicas y las condiciones tecnológicas de seguridad para la descarga y visualización de la información a ser transferida por la DIAN.

Los municipios y distritos deberán delegar mediante acto administrativos a 2 funcionarios para acceder a la herramienta tecnológica de la DIAN, denominada “Información RST Municipios y Distritos” ; para lo cual, será necesario actualizar el RUT institucional con estas personas, bajo el tipo de representación “delegados para descargar información”.

Para poder visualizar y descargar la información, los funcionarios delegados y el representante legal del municipio/distrito, deberán previamente suscribir en el sitio web de la DIAN el “compromiso de uso del servicios, confidencialidad y no divulgación de la información reservada o clasificada-compromiso de uso-”, mediante el cual se obligan a cumplir las leyes y reglamentos aplicables, la Resolución 000026/2021 y su anexo complementario.

Procedimiento previo al descargue o visualización de la información a través de los servicios informáticos de la DIAN

  1. Inscribir o actualizar, de ser necesario, su RUT personal, informando su correo electrónico e incluyendo la responsabilidad, “Obligados a cumplir deberes formales a nombre de terceros”.
  2. Adelantar, de ser necesario, el trámite de emisión y activación de la Firma Electrónica (FE)
  3. Suscribir el Compromiso de Uso, a través de los Servicios Informáticos de la DIAN.

Una vez descargada la información (mediante la cual se entiende realizada la transferencia de información) , será responsabilidad exclusiva de los municipios/distritos, garantizar su reserva y realizarán el tratamiento correspondiente sobre datos personales. Teniendo en cuenta que está información solo podrá ser utilizada para la gestión de fiscalización del ICA consolidado, conforme al parágrafo 3 del art. 908 del ETN. Cualquier otro uso, deberá ser autorizado mediante consentimiento previo y escrito por parte del titular, de conformidad con el art. 9 de la Ley 1581/2012 “Ley estatutaria de protección de datos personales”.

Obligaciones del responsable de la información transferida por la DIAN

Los municipios y distritos en calidad de responsables de la información transferida, además de garantizar el cumplimiento de las leyes 1581 de 2012, 1712 de 2014, reglamentos o normas adicionales, doctrina constitucional, adquieren 14 obligaciones con el fin de garantizar a reserva, cuidado, manejo, custodia de la información transferida (art. 5 de la Resolución 000026/2021).

Para el tratamiento de datos personales, los municipios y distritos deberán tener a disposición un programa integral de manejo y protección e datos personales que genere resultados verificables, contar con un sistema de gestión de riesgos, entre otros compromisos y acciones, conforme a los lineamiento de la Superintendencia de Industria y Comercio, en particular los consagraos en la “Guía para implementación del principio de responsabilidad demostrada”.

Transmisión de la información de la DIAN a un encargado contratado por el municipio/distrito

Cuando la información transferida por la DIAN requiera transmitirse a un encargado, para efectos de lo establecido en el artículo 586 del ETN el encargado ejecutará el tratamiento por cuenta y en nombre del municipio o distrito, quien mantendrá la calidad de responsable del tratamiento y de la reserva y confidencialidad de los datos personales, además deberá verificar y asegurar que el respectivo encargado cumpla los deberes del artículo 18 de la Ley 1581 de 2012. Cuando cesen los servicios contratados, deberá eliminarse los datos, so pena de considerarse una apropiación indebida de información.

Eliminación de información transferida por la DIAN

Los municipios y distritos dejarán de utilizar los datos una vez se hayan cumplido las obligaciones y finalidades que originaron su transferencia o cuando cese la necesidad del mismo, sin perjuicio de atender en cualquier momento las solicitudes que presenten los titulares de los datos personales o los requerimientos de los organismos de control. Sin embargo, deberán eliminar los archivos que se descargaron desde el servicio informático de la DIAN o cualquier repositorio que se hiciere de los mismos.

Seguimiento y acompañamiento de la DIAN

De forma aleatoria, la DIAN solicitará a los municipios/distritos evidencias que demuestren la existencia de políticas de tratamientos de datos personales, aplicación del sistema de gestión de riesgos asociados a la seguridad de la información transferida, debida delegación de las funciones que descarguen la información, informe anual sobre el cumplimiento de la cláusulas establecidas en el compromiso de uso, etc.

La DIAN podrá suspender temporalmente la entrega de la información por el incumplimiento de los municipios/distritos del régimen de protección de datos personales y demás disposiciones de la Resolución 000026 de 2021.

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